Wie gaat over je gegevens?
Zien360 is een eenmanszaak en is verantwoordelijk voor het gebruik van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Voor vragen hierover kun je terecht bij Martin Jan Hoekstra.
Zien360 · Hendoweg 3-15, 9101 PC Dokkum · [email protected] · 085 060 0408.
Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 59517220.
Welke gegevens gebruiken we?
Dat hangt af van het contact dat je met ons hebt. Het kan gaan om:
- Je naam, bedrijfsnaam, zakelijke contactgegevens en website.
- De informatie die je geeft over je locatie, je plannen en de gewenste tour of video.
- Onze berichten, afspraken, offertes en gegevens die nodig zijn om een opdracht uit te voeren.
- Factuurgegevens en informatie over betalingen.
- Technische gegevens voor de spamcontrole, zoals je IP-adres en browserinformatie.
- Foto’s en video’s die we voor een opdracht maken. Als mensen daarop herkenbaar zijn, kunnen dat ook persoonsgegevens zijn.
Waarvoor gebruiken we die gegevens?
We gebruiken je gegevens om je vraag te beantwoorden, een prijsindicatie of offerte te maken, afspraken af te stemmen en een opdracht uit te voeren. Sluit je de overeenkomst op eigen naam, dan is de grondslag de voorbereiding of uitvoering van die overeenkomst.
Ben je contactpersoon namens een bedrijf dat de opdracht geeft? Dan gebruiken we je zakelijke contactgegevens vanuit ons gerechtvaardigd belang om aanvragen en klantrelaties te behandelen en opdrachten voor dat bedrijf uit te voeren. Daarbij wegen we ook jouw privacy mee.
Voor facturatie en de administratie gebruiken we gegevens die we nodig hebben om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.
Voor de noodzakelijke spamcontrole gebruiken we technische verificatiegegevens vanuit ons gerechtvaardigd belang om het aanvraagformulier te beveiligen tegen misbruik.
Een prijsindicatie wordt persoonlijk beoordeeld. Je aanvraag leidt niet tot een automatisch vastgestelde prijs op basis van een profiel.
Je kiest zelf of je een aanvraag doet. Voornaam, bedrijfsnaam en e-mailadres zijn nodig om die aanvraag persoonlijk te behandelen en je te kunnen antwoorden. Een website en toelichting zijn in het aanvraagformulier optioneel. Vermeld in de toelichting geen gevoelige persoonsgegevens.
Welke diensten gebruiken we daarbij?
Voor onze dagelijkse werkzaamheden gebruiken we deze diensten. Welke gegevens daarin terechtkomen, hangt af van je aanvraag of opdracht.
- Google Workspace, met Gmail voor zakelijk e-mailcontact over vragen, aanvragen en opdrachten.
- Moneybird voor facturatie en de zakelijke administratie.
- Formspree voor het verwerken en bewaren van formulieraanvragen en het doorsturen daarvan naar Zien360.
- Cloudflare voor de hosting van de online proef, het beveiligde prijsindicatiebeheer en de formulierkoppeling. Cloudflare Turnstile verzorgt de noodzakelijke spamcontrole bij het aanvraagformulier.
- Bunny Stream voor het afspelen van de volledige BAS-video. De externe speler wordt pas geladen als je de video opent.
- Snov.io voor één automatische ontvangstbevestiging na een formulieraanvraag, in het Nederlands of Engels. Daarvoor ontvangt Snov.io je voornaam en e-mailadres; de gekozen taal bepaalt welke bevestiging je krijgt. We meten geen geopende e-mails of klikken op links. De reeksen voor verdere opvolging van een prijsindicatie staan in deze proef nog uit.
- Zoho gebruiken we af en toe om projecten en de bijbehorende contactgegevens bij te houden.
Contact na je aanvraag
Als je een prijsindicatie of offerte vraagt, kunnen we daarover contact met je opnemen. Bijvoorbeeld om een ontbrekend detail te vragen of te horen of je nog vragen hebt over het voorstel.
Reageer je niet, dan stopt de automatische opvolging na een vast aantal e-mails.
Een aanvraag is geen algemene toestemming voor nieuwsbrieven of andere reclame. Wil je geen opvolging van je aanvraag meer ontvangen? Laat het ons weten. Berichten die nodig zijn voor een lopende opdracht of onze administratie staan daar los van.
Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren gegevens zolang ze nodig zijn om je aanvraag te behandelen, onze afspraken uit te voeren en het contact over de opdracht te onderhouden. Bij het bepalen van die termijn kijken we naar het doel van de gegevens, de stand van de aanvraag of opdracht en wat we nodig hebben om afspraken te kunnen verantwoorden.
Komt er geen opdracht tot stand, dan bewaren we de aanvraag, bijbehorende prijsindicaties en contactgegevens maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact. Zijn bepaalde gegevens nodig voor een concreet geschil of een wettelijke verplichting, dan bewaren we alleen die gegevens zolang dat daarvoor nodig is.
Voor de basisgegevens van onze fiscale administratie, zoals in- en verkoopgegevens en de debiteurenadministratie, geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Die termijn geldt niet automatisch voor alle e-mails, opnames of andere projectbestanden. Daarom kunnen we niet alle administratieve gegevens direct verwijderen als je daarom vraagt.
Het aanvraagformulier en de huidige testfase
Deze nieuwe website is beschikbaar als online proef. Bij verzenden gaan je gekozen dienst, voornaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en eventuele website en toelichting rechtstreeks vanuit je browser naar Formspree.
Formspree controleert de spamverificatie, bewaart de aanvraag en stuurt deze door naar [email protected]. Na een positief antwoord van Formspree vraagt je browser via onze Cloudflare-koppeling een ontvangstbevestiging aan. Die koppeling voert een afzonderlijke spamcontrole uit en geeft je voornaam en e-mailadres door aan Snov.io voor één ontvangstbevestiging in de gekozen taal. Er is geen automatische koppeling met Zoho.
De koppeling houdt in een afgeschermde registratie je voornaam, e-mailadres, taal, aanvraagnummer, een controlesom en de verwerkingsstatus bij om dubbele verwerking te voorkomen. De vrije toelichting en spamverificatietoken worden daarin niet bewaard. De website staat nog in de testfase; de testmelding blijft zichtbaar. De gekozen termijn van twaalf maanden voor aanvragen zonder opdracht moet nog in de betrokken systemen worden uitgevoerd. De overige bewaartermijnen en verwijderafspraken moeten nog worden vastgelegd en de werking op het hoofddomein moet vóór de verhuizing worden gecontroleerd.
Spamcontrole met Cloudflare Turnstile
Bij het laden van het aanvraagformulier maakt je browser verbinding met Cloudflare Turnstile. De dienst verwerkt technische signalen, zoals je IP-adres en browserinformatie, om automatische aanvragen te herkennen. Formspree valideert zijn eigen spamcontrole. Onze formulierkoppeling controleert daarnaast afzonderlijk of een aanvraag door de aanvullende Cloudflare-controle is gekomen voordat zij een ontvangstmail aanvraagt.
Cloudflare gebruikt de signalen ook om de botdetectie van Turnstile te verbeteren. Meer informatie staat in het Turnstile Privacy Addendum van Cloudflare, waarnaar onderaan deze verklaring wordt verwezen.
Voorbeelden bekijken en externe links
Op de website kun je voorbeelden van tours en video’s openen. Een complete tour of externe speler wordt pas geladen nadat je op de bijbehorende knop klikt. Voorbeelden kunnen worden geladen via zien360.online, Bunny Stream, YouTube of Google Maps.
De Bunny-speler is ingesteld zonder het bewaren van je afspeelpositie en voorkeuren. Bunny beschrijft dat de speler anonieme technische informatie kan versturen over onder meer beeldkwaliteit, fouten en buffering.
Volledige tours via zien360.online, YouTube en Google Maps laden alleen als je de aparte optie Externe voorbeelden hebt aangezet. Anders krijg je bij het openen eerst uitleg en een toestemmingskeuze. We gebruiken de YouTube-speler via youtube-nocookie.com; ook die kan na laden en afspelen gegevens verwerken. Volledige tours kunnen eigen meetmiddelen en ingesloten media bevatten. De Bunny-speler wordt pas op jouw verzoek geopend. Vanaf dat moment ontvangt de dienst technische gegevens om het voorbeeld te leveren.
Links naar bijvoorbeeld WhatsApp en LinkedIn openen een andere dienst. Het privacybeleid van die dienst is van toepassing op het gebruik ervan.
Welke rechten heb je?
Je kunt vragen welke persoonsgegevens we van je hebben en om een kopie daarvan. Kloppen gegevens niet, dan kun je om correctie vragen. Onder de voorwaarden van de AVG kun je ook vragen om verwijdering, beperking van het gebruik of overdracht van je gegevens.
Verwerken we gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, dan kun je daartegen bezwaar maken. Tegen het gebruik van gegevens voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Als we gegevens gebruiken op basis van toestemming, kun je die toestemming weer intrekken. Dat verandert niets aan eerder rechtmatig gebruik.
Stuur je verzoek naar [email protected]. We kunnen je om informatie vragen om zeker te weten dat het verzoek van jou komt. We handelen je verzoek in principe binnen één maand af. Is een verlenging toegestaan en nodig, dan laten we binnen die maand weten waarom en hoeveel extra tijd nodig is. Die verlenging is maximaal twee maanden. Als we niet volledig aan je verzoek kunnen voldoen, leggen we uit waarom.
Mensen en informatie in beeld
Voor de opnames bespreken we welke mensen, documenten, beeldschermen en andere gegevens zichtbaar mogen zijn. We spreken ook af wat vooraf wordt weggehaald en wat onherkenbaar wordt gemaakt.
De klant bekijkt een concept voordat het werk wordt gepubliceerd. Bij herkenbare personen moeten de grondslag voor het gebruik en de afspraken over informeren en publicatie passen bij de opdracht. De opdracht zelf is niet automatisch toestemming van de mensen die in beeld zijn.
Wie waarvoor verantwoordelijk is en of een verwerkersovereenkomst nodig is, hangt af van de werkzaamheden. Die afspraken leggen we bij de opdracht vast.
Neem contact op
Voor vragen over persoonsgegevens of het uitoefenen van je privacyrechten kun je mailen naar Martin Jan Hoekstra van Zien360.
[email protected]