Laat organisatoren je locatie verkennen

Een congres met meerdere sessies stelt andere vragen dan een diner of een kleine vergadering. Bepaal welke ruimtes samen gebruikt worden: de hoofdzaal, ontvangst, pauzeplek en eventuele aparte overlegkamers.

Maak die onderdelen direct vindbaar. Een organisator die alleen een vergaderruimte zoekt, hoeft niet eerst alle hotelkamers te bekijken. Bespreek bij meerdere zalen welke namen en ingangen de presentatie nodig heeft.

Bij Fletcher in Berg en Dal zijn de kapel, orangerie en een vergaderzaal afzonderlijk vastgelegd. In de kapel zie je een lange gedekte tafel, het balkenplafond en de glas-in-loodramen in hun onderlinge verhouding.

Zo’n beeld laat één opstelling zien. Wil je ook een theateropstelling of lege zaal tonen, dan maken we daar afspraken over. Capaciteit en mogelijke indelingen vermeld je bij je actuele zaalinformatie.

Bij The Florian hebben The Clubhouse, de Greenroom en de Meeting Spaces elk een eigen rondleiding. Een medewerker kan tijdens een gesprek meteen de betreffende ruimte openen en samen met de organisator rondkijken.

Zet de tour naast de zaalbeschrijving en aanvraagmogelijkheid. Techniek, catering, beschikbaarheid en kosten bespreek je via je bestaande verkoopproces. De rondleiding helpt om concreet over de ruimte te praten.

Leg vast welke zaalopstelling en aankleding klaar moeten staan. Reserveer tijd voor toegang, opbouw en fotografie en wijs iemand aan die de inrichting kan controleren. Denk ook aan ontvangstplekken die niet tegelijk met de zaal beschikbaar zijn.

Geef het aantal zalen, gewenste opstellingen en beoogde publicatie door. Dan maken we een voorstel voor de onderdelen die je organisatoren werkelijk wilt laten zien, inclusief afspraken over latere veranderingen.

Vis à Vis in Almere laat een theateromgeving zien; bij Wout Horeca Groep bekijk je onder meer ruimtes voor bijeenkomsten. Een eigen rondleiding maakt de inrichting zichtbaar vóór een bezoek.